Les avantages d’un agenda partagé en ligne

Avec un agenda partagé, vous pouvez désormais vous concentrer exclusivement sur vos tâches régulières. Ce qui améliore par la suite votre productivité et votre efficacité. Actuellement, l’agenda en ligne devient de plus en plus performant. Cet outil est devenu un équipement fondamental au bon fonctionnement d’un travail d’équipe. Tout cela, grâce aux innombrables fonctionnalités et avantages qu’il propose.

L’agenda en ligne, pour piloter efficacement les projets

Dans le cadre d’une gestion de projet, un agenda digital ou organiseur en ligne est un outil indispensable pour prendre en note tous les événements clé du projet, pour vérifier les échéances des missions dont vous êtes le responsable. Vous n’avez plus besoin de vous souvenir de toutes les tâches à faire, l’agenda électronique prend automatiquement le relais. Cela dit, vous souhaitez gérer facilement vos projets. Par la même occasion, vous souhaitez augmenter votre productivité et optimiser votre temps ? L’agenda en ligne est alors le meilleur outil qu’il vous faut afin de piloter efficacement vos projets d’entreprise. En quelques clics, il vous permet de planifier vos tâches, visualiser les modalités du projet et les échéances des missions, ajouter des événements clé pour chaque étape des projets et voir les créneaux de réunion fixés ou proposés.

Par ailleurs, l’agenda en ligne accessible directement sur Internet vous donne une vision à court, moyen et long terme de la cohérence de vos fonctions et celles de vos collaborateurs équipes, etc. Dans ce sens, l’outil vous permet de suivre la progression de vos projets en un coup d’œil. L’agenda vous informe également de manière précise sur le déroulement et l’échéance de chaque étape. Enfin, il est possible de vous informer sur les calendriers de tâches précédentes afin de vous aider à organiser vos futurs rendez-vous. Certes, ce système de gestion rapide à partir d’un calendrier digital vous offre à coup sûr un gain de temps considérable.

L’organiseur en ligne, pour faciliter le travail en groupe

La transparence d’un projet est fondamentale pour la collaboration et la cohésion entre les membres du groupe. Dans cette optique, l’agenda partagé en ligne vous donne la possibilité d’améliorer le fonctionnement de votre équipe en favorisant la communication rapide et fluide des informations. En plus de distinguer chacun leur emploi du temps, les membres du groupe peuvent aussi visualiser ceux de leurs collaborateurs. Ainsi, chacun est bien informé de la tâche qu’il doit travailler, ainsi que les jours de congé et les disponibilités de chaque membre du groupe. Le but étant de planifier aisément une session de travail en équipe, une réunion, etc.

La planification du travail est aussi simplifiée. Tous les collaborateurs reçoivent une notification dès qu’une mission est modifiée ou assignée, que la tâche est achevée ou que l’échéance devient imminente. En tant que responsable du projet, vous pouvez équilibrer la charge des tâches de vos équipes en prenant en compte les disponibilités et les obligations de tout le personnel.

L’agenda en ligne, pour informer en temps réel toute l’équipe

L’agenda en ligne partagé fait partie des équipements de communication essentiels au bon fonctionnement du travail d’équipe. L’un de ses avantages majeurs réside dans ses fonctionnalités particulières. Parmi celles-ci se trouvent par exemple les notifications, les rappels et les alertes qui permettent d’informer chaque collaborateur de tout ce qui change sur les projets. La modification d’un programme, l’annulation d’un événement du projet, la planification d’une réunion, l’arrivée à échéance, tous les collaborateurs concernés reçoivent les informations en temps réel sur leurs appareils mobiles ou sur leurs ordinateurs.  

Le calendrier partagé en ligne contribue aussi à favoriser la communication à l’intérieur d’une équipe. Finis les frustrations et les oublis, tous les membres reçoivent les mêmes informations au même moment. Ce système de communication rapide permet à chacun d’augmenter la productivité et d’optimiser son temps. La date et l’heure de partage des notifications sont programmables directement sur le calendrier.

Faciliter l’organisation d’événements et de réunions dans une entreprise

Organiser une réunion de contrôle et choisir un créneau convenable à tout le monde peuvent être compliquées pour un dirigeant d’entreprise. Toutefois, avec l’arrivée d’un calendrier partagé, finis le stress et la prise de tête. Vous n’avez plus besoin d’envoyer un e-mail ou de téléphoner à chacun de vos collaborateurs pour trouver un créneau nécessaire à l’organisation d’une réunion, d’un déjeuner ou d’un événement. Grâce à un agenda partagé, il vous est possible de visualiser en temps réel la disponibilité de vos collègues par rapport aux créneaux suggérés.

En seulement quelques clics, vos demandes de réunions sont envoyées et vous pouvez inviter vos collaborateurs et des invités externes comme les fournisseurs, les prestataires, les clients ou encore les partenaires. Lorsque le créneau est sélectionné, une invitation en ligne est automatiquement envoyée à tous les convives. Il leur suffit ensuite de valider la notification pour qu’elle apparaisse dans l’organiseur en ligne. Le jour J, chaque invité reçoit une notification mentionnant l’heure et l’endroit de la réunion. Il en va de même au cas où le programme est annulé ou reporté. En effet, l’agenda est automatiquement mis à jour et les convives sont informés par une notification électronique à chaque modification.