On peut dire à la légère qu’il existe de nombreuses options lors de la planification d’un mariage. Vous devez déjà choisir avec qui vous voulez passer le reste de la vie, ce qui est une aventure en soi. Lorsque vous avez la chance de trouver votre moitié, alors vous serez confronté au choix d’une bague de fiançailles, au meilleur moment pour faire une demande importante, au choix d’une date convenant aux deux parties et au moins 95 % des gens autour de vous. Et la grande décision que vous devez prendre affectera chaque décision ultérieure que vous prendrez, et c’est là que se tiendra la fête. Découvrez comment trouver une salle de réception à Bruxelles.
Le nombre minimum d’invités et la capacité maximale de salle
Pour la location de salle à Bruxelles, la taille de salle est un critère important, vous ne pourrez pas enfermer 150 convives dans une salle de 80 m², c’est dommage que les mêmes 150 convives logent dans une salle de 400 m². Si la salle est trop petite, on marche dessus, si salle est grande, cela va impacter l’ambiance, les convives s’éparpillent, diluent le côté chaleureux et festif. On remarque souvent que lorsque la salle atteint sa capacité maximale, la salle est souvent très généreuse. N’oubliez pas qu’en plus de la table, il vous faut aussi un coin DJ, piste de danse, photomaton ou enfants, etc. Peut-être aurez-vous une table à dessert ou cadeau ? La table pour créer une piste de danse ? Alors il est toujours nécessaire de demander : quel est le niveau de confort maximum et pas empilé sur les pieds ? D’autre part, il est également important de comprendre la quantité minimale requise.
Si la grande salle peut accueillir 200 adultes et que vous vous retrouvez avec seulement 125 invités, vous pouvez être condamné à une amende ou à payer la différence, ou vous vous asseyez dans une pièce plus petite qui peut ne pas vous convenir. Non seulement, il peut être installé le jour du mariage, mais il peut également être démonté. Certains endroits vous permettent de revenir le lendemain, et certains endroits vous obligent à réparer votre maison avant de partir. C’est une information que vous devez absolument mentionner à votre fournisseur, car les frais de démontage pendant la nuit peuvent être facturés. Si vous prévoyez d’organiser une fête jusqu’à tard dans la nuit, déterminez également quand le mariage se terminera. Dans certains endroits, c’est 11 heures du soir à cause des voisins proches.
Y a-t-il de matériel inclus ?
Il pourrait pleuvoir. Ne vous dites pas qu’il fera beau, assurez-vous de comprendre ce que c’est quand il pleut, surtout si la cérémonie et la réception ont d’ailleurs lieu au même endroit. La salle qui vous est fournie est-elle suffisante pour accueillir tous vos invités pour la cérémonie ? Est-ce dans un lieu privé, ou dans une allée fréquentée par d’autres clients ?
Si vous êtes invité à organiser des cérémonies, des cocktails et des réceptions au même lieu en cas de pluie, sachez qu’il peut y avoir une certaine confusion lors du déplacement du mobilier. Cet endroit, vous fournit-il certains articles gratuitement ? Tables, chaises, serviettes, nappes, meubles de jardin, décorations ? Demandez à voir les matériels, renseignez-vous sur la couleur et la taille et assurez-vous que la quantité est disponible. Ont-ils des lumières, des systèmes de son, des projecteurs et des écrans ? Et si vous voulez tout louer vous-même, la salle peut-elle stocker votre propre matériel ? Vous factureront-ils ?
Aurez-vous l’exclusivité des lieux ? Est-ce que des bougies sont autorisées ? Y a-t-il de fournisseurs obligatoires ?
Certains lieux ont plusieurs salles et organisent à la fois plus d’un mariage. Certains couples ne veulent être qu’avec leur famille et leurs amis, si cet aspect est donc important pour vous, il ne faut pas oublier de le vérifier avant la location de salle à Bruxelles. La bougie peut sembler être un petit détail. Si vous aviez cependant en tête d’avoir plusieurs de bougies dans la salle, il est important de demander. Ce n’est généralement pas le genre d’informations qu’on aime apprendre durant le jour J. Les flammes nues, c’est-à-dire non protégées, sont, la plupart du temps, interdites.
Certains endroits peuvent nécessiter des bougies LED qui sont à piles, mais l’effet est différent, admettez-le. Certaines salles se spécialisent en coopération avec des fournisseurs de restauration, des sociétés de services de bar, des sociétés audiovisuelles ou des fleuristes, il est donc important de s’assurer à l’avance que ces fournisseurs correspondent à vos goûts personnels ou à votre style. Dans certains cas, vous pouvez choisir de travailler avec des fournisseurs autres que le fournisseur suggéré, mais des frais peuvent vous être facturés. Par conséquent, il est important de poser des questions dès le début.
Prendre en compte les responsabilités de chacun et d’autres frais à prévoir
Qui est responsable de la mise en place des tables et des chaises ? De la configuration de votre carte de localisation ou de petit cadeau pour les invités ? Qui va apporter le gâteau dans la pièce au bon moment ? Si vous utilisez la même chaise, qui sera chargé de déplacer la chaise de la zone de cérémonie à la zone de réception ? Il en va de même pour vos arches ou décorations d’apparat : qui peut les transférer d’un endroit à un autre ? Si vous ne louez que des sets de table ou de beaux verres colorés pour décorer votre table, seront-ils installés dans la pièce même s’ils ne leur appartiennent pas ?
Si vous avez de l’organisatrice de mariage, elle s’occupe généralement de tous. Certains coordonnateurs de location de salle à Bruxelles assumeront cette responsabilité, et d’autres non. De même, discuter de cette question le plus tôt possible vous évitera les mauvaises surprises. En plus du loyer de la salle, il faut aussi comprendre le coût du nettoyage, de l’électricité et le coût de la décoration de la salle ou bien de l’espace de cérémonie ou de la salle de rangement. Si vous vous mariez, par exemple, en juillet et que le lieu n’a pas du système de climatisation, c’est à vous de décider ? Tous ces coûts réunis peuvent augmenter considérablement votre budget.
Possible d’avoir l’exemple de contrat et l’estimé des coûts
Si vous aimez beaucoup un lieu, n’oubliez pas de demander à voir l’exemple de contrat et vous devez prendre le temps de lire les conditions et si vous deviez annuler ou reporter le mariage ? Le lieu, exige-t-il un revenu minimum pour la nourriture et les boissons ? Si le nombre de personnes diminue significativement, peut-il vous transférer dans un autre lieu ? Quel est le calendrier de paiement ? Assurez-vous que tout ce que vous acceptez sera indiqué dans le contrat final. Si l’emplacement sélectionné vous offre d’autres services, comme de la nourriture et de l’alcool, même une estimation préliminaire des coûts est importante.
Pour les exercices, il faut essayer d’être le plus précis possible dans votre demande afin de fixer un prix le plus proche possible de la réalité, incluant les taxes, les services, et tous les frais supplémentaires. Une dernière suggestion importante : s’y retrouver et visiter des lieux. Rencontrez le coordinateur ou le responsable pour voir s’il y a de l’électricité entre vous, combien de temps il est nécessaire pour répondre aux appels ou aux e-mails et à quel point leurs réponses sont précises.